Microsoft Teams Migration

Jeder von euch hat bestimmt schon mal etwas von Microsoft Teams (MS Teams) gehört.

Heutzutage ist Microsoft Teams ein wichtiger Bestandteil, wenn es um schnelle, effiziente und einfache Kommunikation in einem Betrieb und in Bezug auf Kunden geht.

Als Auszubildender durfte ich bei dem Umstieg auf MS Teams in unserem Unternehmen unterstützen. Diese spannende Aufgabe und unsere Vorgehensweise stelle ich in diesem Blog Beitrag vor.

Microsoft Teams

Um erstmal die Frage zu klären, warum wir überhaupt umgestiegen sind, beginnen wir von Anfang an. Schon seit Microsoft Teams ein Gesprächsthema in vielen Firmen geworden ist, haben auch ein paar von unseren Kollegen während der Arbeitszeit dieses im Einsatz gehabt und es als ein weiteres Kommunikationstool genutzt. Aber auch Bechtle, unsere Mutterfirma nutze MS Teams bereits aktiv. Erstellte Meetings und telefonierte mehrfach bereits mit unseren Mitarbeitern. Also kam auch Bechtle auf uns zu und kündigte an, Microsoft Teams als Hauptkommunikationstool einzusetzen. Die Entscheidung dafür war nicht schwer, da wir die IT-Infrastruktur des Konzerns nutzen.

Was bedeutet das für unsere Firma?

Und was für die IT-Abteilung?

Als die Information zum Wechsel kam, mussten wir zunächst mit unserer Vorbereitung und Organisation beginnen, anschließend wurden die Mitarbeitenden geschult. Um den Umstieg für die Kolleginnen und Kollegen so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir Anleitungen, Dokumentationen und Schulungen sowie interne Sprechstunden-Termine angeboten.

Da Bechtle bereits Anfang der Pandemie auf Teams gesetzt hat, ist uns schnell bewusst geworden, wie einfach und vielfältig die Kommunikation über solch eine Software sein kann. Der Konzern hat uns aufgezeigt, welche Vorteile wir durch den Einsatz von Microsoft Teams haben – besonders während einer Pandemie – wenn die Kommunikation sowieso schon eingeschränkt ist und man auf andere Mittel setzen muss, um den Alltag aufrecht zu erhalten. 

MS Teams hat viele Funktionalitäten, welche wir auf die verschiedensten weisen nutzen können. Der eine Nutzer nutzt nur den Chat und die Team-Funktion, der andere wiederum die Zusatz Apps wie Planner, Forms, etc.

Für uns stellten sich viele Fragen. In erster Linie zunächst diese:

  • Was ist eigentlich Teams?
  • Wie bedienen wir es?
  • Was können wir damit alles erreichen?

Jetzt habe ich zwar gerade die ganze Zeit von Microsoft Teams geredet, jedoch ist vermutlich noch nicht jedem bewusst was diese Software überhaupt ist.

Daher erkläre ich es mal kurz:
Microsoft Teams ist eine Software, welche eine Kommunikation und Austausch zwischen Arbeitskollegen, Freunden oder auch Kunden und Lieferanten in vielerlei Hinsichten ermöglicht und umsetzt.

Es können viele verschiedene Teams gegründet werden, die in erster Linie die Kommunikation und den Austausch der Mitglieder untereinander ermöglichen. Hierzu zählt der Austausch über Chat, Telefonie oder Web-Termine sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten oder auch Zusatz-Apps, die bei der Gestaltung von Abläufen oder dem Projektmanagement unterstützen.  Dabei können Aufgaben an die verschiedenen Teammitglieder verteilt werden, wodurch es leichter fällt den Überblick über anstehende bzw. offene Projekte zu behalten.

Vorteile von Microsoft Teams

Ein Vorteil von Microsoft Teams ist, dass es auf allen Endgeräten verfügbar ist. Das bedeutet, dass es auf dem PC, Web oder auch auf mobilen Endgeräten eingesetzt werden kann.
Ein weiterer großer Vorteil von MS Teams ist, das es auf allen Geräten gleichzeitig synchronisiert, sodass man immer und überall auf demselben Stand ist.

Wir als Unternehmen nutzen nun seit einigen Monaten aktiv MS Teams und erweitern es jeden Tag um weitere Funktionen, um das Beste Ergebnis für uns zu erzielen. Ob MS Teams das Richtige für euer Unternehmen ist? Das kann ich natürlich nicht entscheiden. Jedoch habe ich folgend ein paar positive Argumente sowie Kritikpunkte aus meiner Sicht für euch zusammengestellt.

„Wenn ich zum Beispiel bei einer Installation o. Ä. Hilfe benötige, schreibe ich einfach in den gemeinsamen Abteilungs-Channel. Dann können sich die anderen Kollegen schnell absprechen und wir alle zusammen eine Lösung für das Problem finden.“
– so das Feedback eines Mitarbeiters zur Umstellung auf MS Teams.

Um auch die Aufgaben und Tasks nicht aus dem Auge zu verlieren, hilft Microsoft Planner alle Arbeitsschritte, Berichte oder auch Redaktionspläne pünktlich und korrekt zu planen und abzuarbeiten.

Zudem hilft der integrierte Terminkalender, welcher mit dem E-Mail-Programm Outlook in Echtzeit synchronisiert jeden Termin und jedes Meeting was in Teams angelegt wird im Auge zu behalten und keinen zu verpassen. Man wird ebenfalls per Mail auf Termine hingewiesen um noch sicherer zu sein.

Einen weiteren Pluspunkt sehe ich in der Funktion, dass innerhalb von Microsoft Teams zusätzliche Applikationen eingebunden werden können. Beispiele hierfür sind unter anderem die Wiki-Funktion, mit der man sich seine ganz persönliche Knowledge Base erstellen und somit sein Wissen immer abrufbereit halten kann oder die Forms-App, mit der Umfragen erstellt und somit Entscheidungen demokratisch und einfach getroffen werden können. Natürlich gibt es noch eine Vielzahl an weiteren Apps, die das Arbeiten im Team vereinfachen. Diese hier alle zu nennen würde aber den Rahmen sprengen.

Nachteil von Microsoft Teams

Jedoch gibt es neben positiven Berichten und Erfahrungen auch ein paar Mankos und Kriterien:

Ein großes Manko was Microsoft Teams aktuell aus meiner Sicht mit sich bringt ist, dass wenn man mehreren Organisationen beitritt, die Nachrichten Ankündigung l teilweise bis ganz aussetzt. Dies wird bestmöglich mit einem Neustart oder einer neuen Anmeldung bei MS Teams gelöst. Eine offizielle Lösung von Microsoft gibt es aktuell jedoch noch nicht.

Mein Fazit zum Umstieg und MS Teams allgemein:

Microsoft Teams ist ein Programm, mit dem sich viele Aufgaben schnell und einfach bewältigen lassen. Insbesondere was Umfragen, Redaktionspläne, Meetings oder einfache Mitarbeiter Calls betrifft. All diese Themen sind sehr oft in den verschiedenen Abteilungen im Einsatz.

Ich sehe jedoch in MS Teams ein Programm, was sich monatlich, wenn nicht sogar wöchentlich steigern kann und das auch Tag für Tag umsetzt. Funktionen und Einsatzbereiche werden stetig von dem Großkonzern weiter verbessert.

Welche Erfahrungen hast Du schon mit Microsoft Teams gemacht? Schreibe mir gerne über unseren Solidpro Facebook- oder Instagram-Account. Die Links findest Du am Ende des Beitrags.

Robin Ilg
Auszubildender Fachinformatiker für Systemintegration

Auszubildender Fachinformatiker für Systemintegration

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